病院とのやり取りで失敗しない！ビジネスマナーの基本

マッチングの準備をする中で、病院とのやり取りは欠かせません。特にメールや電話でのやり取りはあまり慣れておらず、不安という声もよく聞きます。今回は「メール」と「電話」でのやり取りのマナーや、よくある間違いを実際の例も合わせてご紹介します。

メールの文面や、やり取りに関するマナーを知らなければ、知らず知らずのうちにマイナスの印象を抱かせることへと繋がる可能性もあります。不必要に評価を落とさないためにも、病院に連絡するときの一般的なマナーの確認が大切です。

メールや電話でのビジネスマナー

メールでのマナー

資料請求や見学日程の調整等、病院とのやり取りはメールで行われることが多いです。メールの内容で皆さんの印象を左右してしまう可能性もありますので、しっかりとしたマナーで送付するようにしましょう。

使用するメールアドレス

病院とやり取りするのにあたり、データ添付などもあるので大学メールアドレスやよく使っているアドレスを使用しましょう。誤解を招いたり就職活動に対して不適切な文字列には注意し、適切なアドレスを設定しましょう。また、メールは受信した際にアドレスではなく、アカウント名で表示されますので、アカウント名にも十分注意して下さい。

✕ 悪い例 → tarou_netgame@example.com
（アカウント名：ゲーム太郎）
◎ 良い例 → tarou_kensyu@example.com
（アカウント名：研修太郎）

宛先（TO/CC）を使い分ける

病院とやり取りをする際、「CC」にアドレスが入った状態でメール受信することがあります。「CC」は、メール内容を他の関係者にも把握してもらいたい場合に使用します。病院がCC欄にアドレスを入れている時は、CCを含めてメールの返信をしましょう。OutlookやiPhoneでは、「全員に返信」を選択すると、CCも含めて全員に返信することができます。

＜メールの送信時に設定する「TO」「CC」の
役割＞

「TO」→ 情報を直接伝えたい相手や、返信が欲しいメインの相手に送る時に使用
「CC」→ メール内容を他の関係者にも把握してもらいたい時に使用

＜メール返信ボタンの「返信」と
「全員に返信」のちがい＞

「返信」ボタン → 送信者のみに返信したい時に使用
「全員に返信」ボタン → 送信者だけではなく、CCも含めて返信したい時に使用

件名

メールの内容がわかりやすいような件名にしましょう。また、件名に「所属大学 / 学部 / 学年 / 名前」も合わせて記載します。返信する際は特に件名は変えず「Re:」をつけた状態のまま返信をします。返信だとわかるようになり、過去のメール内容が確認しやすくなります。

【病院見学のお願い】シーメック大学医学部 6年研修太郎
【臨床研修資料送付に関するお願い】シーメック大学医学部 6年研修太郎

本文の宛名

病院名、部署名、担当者名（わかればフルネーム）の順番で記載をします。
担当者のお名前がわからない場合は、「〇〇部御中」や「初期研修医採用ご担当者様」等の宛先にしましょう

〇〇病院 △△課
初期研修医採用ご担当者様

本文の挨拶

宛名の後は、挨拶の言葉と名乗りを記載します。挨拶の言葉は、相手との関係性や状況に応じて変更が必要です。丁寧な挨拶を心がけましょう。

【はじめてメールを送る相手の場合】
初めてご連絡いたします。
シーメック大学医学部〇年の研修太郎と申します。

【何度かやり取りをしている場合】
いつもお世話になっております。
シーメック大学医学部〇年の研修太郎と申します。

本文の内容

伝えたいことをわかりやすく簡潔に記載しましょう。
また、見学の日程調整のメールをお送りする際は、「なぜその病院に見学に行きたいのか」「興味を持った理由」等、具体例を交えながら作成するとよいでしょう。

※病院見学後のお礼メールを送るのは、なるべく当日中（もしくは翌日まで）に送るようにしましょう。「見学で何を学べたのか」「印象に残ったこと」等の具体例も書いておきましょう

本文の結び

要件を記載した後、「今後ともどうぞよろしくお願いいたします」と締めくくります。結びの言葉にも挨拶をいれると、好印象です。最後に、自分自身の所属、連絡先を載せます。署名はメール設定にて常時表示されるように設定できるので、設定しておくと漏れがなく安心でしょう。
※年度変わりの時は「学年」の更新漏れに注意しましょう。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
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シーメック大学医学部〇年
研修太郎
〒101-0061
東京都千代田区神田三崎町1-3-12
水道橋ビル6F
TEL：090-〇〇〇〇-〇〇〇〇
Mail：kenshu-taro@〇〇.co.jp
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メールでありがちな間違い

続いて、メールでありがちな間違いについていくつかご紹介いたします。
最初は慣れないと思いますが、間違った敬語や表現をしてしまうと、場合によっては相手に不快感を与えるおそれもあります。繰り返し練習をして、身につけましょう！

①「了解しました」

敬語ではなく丁寧語なので、目上の人に対して使用すると失礼な印象を与えかねません。「承知いたしました」「かしこまりました」という表現を用いましょう。

②「頂く／いただく」

漢字にすれば丁寧と思う方も多いかもしれませんが、言葉の意味に応じて漢字／平仮名を適切に使い分けましょう。

「頂く」という漢字は、「食べる・飲む」の謙譲語として使用されるものです。そのため、「病院見学の機会を頂き」のような表現をしたい場合は、平仮名の「いただき」を使用します。同じようなものだと「下さい／ください」もよくある間違いです。「下さい」と漢字を使う際ときは、何かを貰いたいときに使用し、相手に何かをしてほしいときは「ください」を使用します。

③「ご〇〇／お〇〇」

丁寧にするために動作の前に「ご／お」をつけますが、自分の動作に対して使用することは基本的にはありません。例えば、質問をしたい際は、「ご質問があります」ではなく、「質問があります」となります。相手からの質問に回答する際は、「ご質問に回答いたします」となります。

④「宜しくお願い致します」

まず、「宜しく」についてですが、この漢字表記は実は常用漢字ではありません。そのため、「よろしく」と表記するのが正しいです。また、「致す」という言葉は良くない結果になってしまった時に使われます。「よろしくお願いします」という意味で使用する場合は、「よろしくお願いいたします」が適切です。

送信前にメールを見返す

最後に作成したメールは一度読み返して、受け取る側の気持ちになって、読みやすい文章かどうか、また、誤りがないか確認しましょう。特に、病院名や担当者名、候補日時や連絡先等は間違いがないか、入念にチェックしましょう。

☐	送り先（TO、CC）のメールアドレスに誤りはないか
☐	使用しているメールアドレス、アカウント名は適切かどうか
☐	病院名、担当者名に誤りはないか
☐	敬称が漏れていないか
☐	適切な挨拶文、名乗りは記載できているか
☐	誤字・脱字はないか
☐	不適切な表現や誤った敬語を使っていないか
☐	読みやすい文章になっているか
☐	候補日時などに誤りはないか
☐	結びの挨拶文を記載しているか
☐	署名はあるか

電話でのマナー

基本的にはメールでやり取りをすることが多いと思いますが、問い合わせた内容の返事がなかなか来ない時、緊急で連絡が必要な時は電話も活用しましょう。電話は対面での会話よりも声が聞き取りにくいことが多いです。そのため、大きめな声で、少しゆっくり話すように意識をすると相手に伝わりやすいです。

電話をかける時間帯

お昼の時間帯（12時～13時）や17時以降の連絡は繋がりにくい可能性があります。

電話をかける場所

電話をかける際は、自分の声がしっかり届き、なおかつ相手の声も聞き取れるように静かで電波のよい環境からかけるようにしましょう。また、日程調整をする場合は特に、すぐにメモを取れるよう準備をしておくことが大切です。

電話をかける先

病院HPにて、初期研修医募集のページで部署名宛先を確認しましょう。基本的には病院の窓口につながることが多いので、部署名と担当者名を控えた上で電話をかけるようにするとスムーズです。

第一声

まずは自分の名前を名乗り、どのような内容で誰宛に電話をしているのか伝えましょう。
また、病院や企業等に電話をかける際は「もしもし」はマナー違反とされています。「お世話になっております」や「お忙しいところ失礼いたします」等の一言から始めましょう。

お世話になっております。〇〇大学医学部〇年の研修太郎と申します。病院見学について、〇〇課の〇〇様宛にお電話いたしました。お繋ぎいただけますでしょうか。

担当者につながった場合

今一度名乗り、要件を伝えます。
病院見学の申込のために電話をかける場合は、下記を伝えましょう。

・希望日時（少なくとも3日程は伝えましょう）
・日程が決まった場合は、当日の持ち物や集合場所、緊急の連絡先を確認する
・確認した内容は最後に必ず復唱するようにする

病院見学をさせていただきたく、ご連絡いたしました。〇月〇日、△日、□日のいずれかを希望しているのですが、ご都合はいかがでしょうか。

担当者につながらなかった場合

担当者が不在の場合はまた改めてご連絡する旨を伝えます。余裕があれば、いつ繋がるかも確認してみましょう。

「ご確認いただきありがとうございます。また改めてお電話をさせていただきます。」
「ご確認いただきありがとうございます。また改めてお電話をさせていただければと思うのですが、何時頃お戻りかわかりましたら教えていただけますか。」

また、病院から折り返しますと言っていただける場合もありますので、その際は都合のつかない時間がある場合はその旨伝えましょう。

折り返しいただけるとのこと、ありがとうございます。申し訳ございませんが、本日ですと〇時～〇時の間は授業のためお電話を取ることができません。その旨、お伝えいただけますと幸いです。

電話を切る

お忙しいところご対応いただいたことに感謝し、終話します。

お忙しいところご対応いただきましてありがとうございます。どうぞ引き続きよろしくお願いいたします。

また、電話をかけた側（発信者）が先に通話を終了するのが一般的なマナーです。

＜通話を終了するタイミング＞

・発信者の場合 → 要件が終わったら「失礼いたします」などの一言を添え、相手が応答するのを待ってから通話を切る。
急に切ると相手に不快な印象を与えることがあるため、ワンクッション置くことが大切です。・着信者の場合 → 相手が通話を終了したことを確認してから、自分の方も切る。
通話終了時に耳から急に離したり、乱暴に操作をしたりして「ガチャン」などという不快音が伝わると、相手に雑な印象を与えることがあるため、落ち着いた動作を心がけると良いです。

まとめ

メールや電話のマナーについて確認できましたか？やり取りの内容で皆さんの印象を左右してしまう可能性もあります。
知らず知らずのうちにマイナスの印象を与えてしまうことのないようにしましょう！
ぜひ本記事を参考に、マッチング活動頑張ってください！